Ing Pablo Paupy – ACON
Hace más de 10 años recibimos la solicitud de una administración de nuestra ciudad (Escobar), que tenía la necesidad de contar con un software para administrar sus consorcios, dado que utilizaba para las liquidaciones de expensas, una vieja herramienta conocida como Excel de Microsoft Office®.
Por más de una década de continuo crecimiento y adaptación a estándares útiles a todos los administradores, aprendimos mucho sobre nuestros usuarios, sus dificultades y errores comunes que los llevaban a buscar una solución que les agilizara su tarea diaria.
La mayoría de nuestras nuevas Administraciones, llegan con las liquidaciones hechas en planillas de cálculo. Aclaremos que liquidar una expensa con una planilla de cálculos (Excel) no es un pecado, ya que está pensada para automatizar cálculos y operaciones matemáticas, crear tablas, etc. El problema radica en que la liquidación de expensas no es simplemente un prorrateo de gastos sino que debe complementarse con otras tareas tales como, seguimiento de la cuenta corriente por unidad, configuración dinámica de gastos, practicidad para generar y distribuir el documento, habilitar múltiples canales de pago, etc.
Es decir que la liquidación de expensas, con su consecuente prorrateo de gastos es sólo la punta del iceberg de todo lo que se encuentra asociado a este proceso; con esto podemos decir que utilizando una planilla de cálculos, resolvemos sólo la punta de ese Iceberg y todo lo que está por debajo es lo que hunde una y otra vez el barco.
Las dificultades y errores más comunes al utilizar Excel son, por ejemplo:
– Copiar y pegar (arrastrando datos erróneos);
– Agregar columnas y corromper las fórmulas;
– Actualizar una fórmula y olvidar replicarla en todas las celdas;
– Descuidar los backups;
– Permitir que el cliente adultere la planilla;
– Reutilizar una hoja de liquidación ya formateada de un mes a otro y arrastrar errores en las fórmulas sin notarlo.
Quizás no es necesario aclarar que un error arrastrado en varias liquidaciones es muy difícil de encontrar y además con consecuencias que pueden ser muy graves.
Excel no es una base de datos con lo cual todo lo correspondiente a hacer búsquedas, asociación de propietarios a unidades, guía de datos de usuarios, proveedores, etc.; se remite a armar uno y otra hoja de Excel, tornando el archivo cada vez más pesado y menos manejable.
La necesidad de hacer copias de esos archivos de cálculo es imperiosa y por supuesto de trabajar con algún sistema de sincronización en la nube para no perder los datos, que en la mayoría de los casos quedan asociados a una única PC con todas las vulnerabilidades que eso implica.
Entonces, ¿qué es un sistema para una administración?
Un sistema especialmente diseñado para administración de consorcios es un software que brinda las herramientas necesarias y la flexibilidad de configuración para lograr la liquidación correcta de las expensas, con una serie de herramientas adicionales que resuelven también toda la parte del Iceberg que no es la visible.
Para ejemplificar y sin destacar todas las funcionalidades podemos mencionar la posibilidad de enviar las expensas emitidas por mail, con sus respectivas boletas de pagos, emitir los recibos de los pagos recibidos y computados por el sistema; también es importante destacar que todos los sistemas modernos tienden a ser del tipo aplicación web, es decir accesibles desde la red y en cualquier computadora, lo que brinda inmejorables ventajas en lo que respecta a accesibilidad y backup de datos.
Entre éstas herramientas no es un detalle menor los canales de cobranza, donde una buena integración, con empresas como Expensas Pagas, facilita al administrador toda la recaudación de sus expensas, proporcionándole la conciliación de todos los “pagos” efectuados por los diferentes medios en efectivo y electrónico, es decir, lleva a su mínima expresión, evitando ocuparse de registrar manualmente, dado que el SISTEMA lo hace automáticamente día a día. Poco costará imaginarse que ese tipo de actividad es imposible o al menos muy compleja para resolverse con una planilla de cálculos.
Creo que en ésta breve introducción ya tenemos claro que un sistema es mucho más que una simple planilla de cálculos y que nos resuelve una serie de actividades vinculadas a nuestro negocio reduciendo el margen de error y las horas dedicadas a estas tareas. Horas ganadas en disfrutar más de nuestro tiempo libre o dedicadas a las actividades que de verdad requieren mayor atención.
La última pregunta que no queremos dejar de mencionar en este artículo es la que nos suele llegar de administradores con un volumen de negocio pequeño.
¿Necesito un sistema si sólo administro pocas unidades funcionales?
La respuesta es que es sumamente recomendable, hay sistemas para administrar que no son prohibitivos, tienen un entorno sencillo y amigable y prácticamente no tienen una curva de aprendizaje considerable.
En nuestro caso damos los primeros pasos juntos, ayudando a entender desde el día cero cómo trabajar con nuestro sistema y dando el apoyo necesario para comenzar.
Por otro lado configuramos el consorcio completamente para que el administrador pueda utilizarlo inmediatamente. Siendo que el costo se adapta perfectamente al volumen de la administración, aseguramos que hoy es absolutamente imprescindible tenerlo en cuenta.
Como conclusión podemos invitar a todo aquel que esté dudando si dar el paso para administrar con un sistema a que se anime y busque el asesoramiento para despejar sus inquietudes y comenzar a utilizar un sistema en su administración. Ese pequeño paso le dará un carácter de profesionalidad, robustez y modernidad a su administración que no tendrá vuelta atrás.